2026年新版海关AEO认证标准终于对单证保管标准下手了！看上去改动不大，但是对企业关务水平和能力的要求绝对提高了一个台阶。很多企业关务负责人看到新版条款后，心里都有不少疑问：新标准到底要求保管哪些单证？是要求电子单证还是纸质单证？应当依据哪些法律法规来落实保管要求？大家别着急，果子今天就结合自身25年关务从业经验，结合海关现场认证实操案例，一次性给大家讲清楚、说明白，助力大家顺利适配新版标准，规避认证风险。

我们还是先看认证标准原文，做到有法可依、有规可循：
（6）明确进出口单证、相关记录的归档工作流程和保管要求，按照法律、行政法规、海关总署规章、海关总署公告等相关规定建立并妥善保存海关要求保管的账簿、单证、记录等有关资料以及与进出口直接相关的其他资料和海关核发的证书、法律文书等。

一、优先建立或完善制度

受限于WCO贸易安全便利框架的调整，新版AEO认证标准不能像旧标准一样，明确要求企业建立专门的单证保管相关制度。但这并不意味着企业可以不建立制度，相反，新标准明确规定了企业需明确进出口单证、相关记录的归档工作流程和具体保管要求。大家可以仔细琢磨一下，作为规范企业内部管理、长期执行AEO认证体系的基本底座，建立相关的管理制度才是关键所在，否则这些归档流程和保管要求，我们要在哪里明确、怎么去落地执行呢？没有制度作为支撑，一切要求都只是空谈，也无法应对海关的现场审核。

从这个标准开始，果子就要给所有拟申请AEO认证、以及需要维持AEO认证资质的企业，一个非常重要的提示：海关并不希望申请者用AEO认证体系去替代企业内部的常态化管理，而是要求企业在内部已经完善各项管理工作的基础上，让AEO认证起到“锦上添花”的作用，成为企业合规管理的加分项，而不是唯一的管理依据。所以，企业首先应当有一套规范、完整的公司级档案管理制度，对公司财务、人事、行政等各类档案的归档、保管、借阅、销毁等环节，都有明确的规范和要求。在此基础上，再专门拟制或增加进出口业务相关的单证保管管理要求，个人建议新建二级管理办法，专门规范进出口单证的保管工作，因为在公司级的通用档案管理制度上，直接维护海关的专项要求并不现实，后续我们结合现场认证场景会具体提到这一点。

如果你不相信果子说的话，在这里给大家还原一次真实的海关AEO现场认证场景，大家就明白了：当天的认证组是由海关处长亲自带队，我们陪同认证组长参观了企业进出口部门的专属档案室，组长在检查过程中，提出了档案室内空调未开启、可能影响档案保存的意见后，紧接着就表示，还要参观企业人事部门的档案室和行政部门的档案室，全面检查企业整体的档案管理水平。所以，这对于那些从来没有重视过档案管理工作、只注重进出口业务本身，而忽略财务、人事、行政等综合档案管理的企业来说，无疑是一个巨大的挑战，也是很多企业在AEO认证中容易失分的关键环节。