四、注意需要保管的是原始单证

根据《中华人民共和国海关稽查条例》实施办法的有关规定，企业应当编制和保管能够反映真实进出口活动的原始单证和记录，这是海关对单证保管的核心要求之一。那么问题就来了，什么样的单证才可以被称之为“原始单证”？在实际操作中，果子发现很多企业都存在一个误区：企业在出口做单时，往往会用现成的文档模板修改后，直接生成电子单证，有的企业还会在电子单证上扣一个印章图片，认为这样就是合规的原始单证了。其实不然，这样的单证不具备法律效力，随时可以随意篡改，肯定不能被称之为原始单证，也无法通过海关的审核。

真正的原始单证，应当是企业在真实的进出口活动中直接形成、能够完整还原交易与物流全过程、未经任何篡改的第一手凭证与记录，既可以是纸质原件，也可以是符合海关规定的电子单证。具体来说，纸质原始单证通常需要有交易双方的亲笔签字或实体盖章（这里肯定不是指印章图片，必须是真实的实体印章）；电子原始单证则需要经过海关认可的电子签名，确保能够防篡改、可追溯，比如我们常见的电子发票，就属于合规的电子原始单证。尤其是电子文件使用的电子签名，海关也有专门的公告予以明确规定，企业必须严格按照公告要求执行，不能随意使用未经认可的电子签名。

所以，请看到这里的朋友，一定要认真思考一下，自己企业目前的单证制作和归档流程，是否符合原始单证的保管要求，及时发现问题、完善流程，避免因为单证不合规而影响AEO认证。

五、海关在现场认证时会如何进行审核

了解了单证保管的要求和规范后，大家最关心的问题，应该就是海关在AEO现场认证时，会如何对单证保管环节进行审核。结合果子多年的AEO认证辅导经验，海关的审核主要分为三个环节，层层递进，确保企业的单证保管工作合规、落地。

首先，海关在审核时会优先审核公司级的档案管理制度和进出口相关的单证保管管理制度，这两个层级的制度缺少其中任何一级，果子认为都可视为基本未达标，会直接影响认证评分。审核人员会仔细查阅制度内容，确认制度是否完整、规范，是否明确了归档流程、保管要求、保管期限、借阅销毁流程等核心内容，是否符合相关法律法规和新版AEO认证标准的要求。

其次，海关会现场问询档案管理人员，要求档案管理人员根据制度内容，完整复述单证保管的管理要求和业务操作流程，以此检验档案管理人员是否熟悉相关制度，是否能够熟练落实各项保管要求。如果档案管理人员对制度不熟悉、回答不规范，也会被海关视为管理不到位。

然后，海关会对制度的管理要求，检查对应的执行记录文件，比如单证的审批记录、借阅记录、交接记录、销毁记录等。如果企业仅有完善的制度，却没有对应的执行记录，或者记录不完整、不规范，也可视为基本未达标，因为这说明企业的制度只是流于形式，并没有真正落地执行。