无论是国家档案局还是各省、自治区、直辖市档案局，都对企事业单位档案管理规范有明确要求，海关也不例外。海关曾专门发布指引，要求纸质档案管理必须具备“防火、防盗、防虫、防潮”等条件。这意味着企业档案室必须为独立空间，配备消防与视频监控设施。果子还建议加装门禁系统以控制进入权限；如有外窗的非标准写字楼，建议增加防盗栏。这些要求，其实在国有企业档案管理规范中早已体现，有些大型国企的档案室甚至由保密处直接管理，要求更为严格。未在管理规范严格的企业工作过的朋友，对此不太理解也属正常。

3、会议室

在小型进出口公司和报关企业中，常常不设专用会议室。果子曾到访重庆一家报关企业，其最大的独立空间是总经理办公室，内设几张沙发、一个大茶桌和一张大办公桌。当我提出疑问时，企业相关负责人表示，以往海关到访也在此接待，认为AEO认证也可在这里进行。结果企业准备近一年的AEO认证申请，海关最终未予受理。企业或许并未意识到，未受理的原因之一正是办公条件不足。

果子从几个角度说明：首先，在AEO认证辅导准备阶段，缺乏合适的工作条件会严重制约资料整理与跨部门沟通；其次，在提交认证资料时，难以提供规范的员工参加海关法律法规培训现场照片。更重要的是，海关进行现场认证时，企业常需通过PPT进行介绍和长时间面谈。想象一下这样的场景：海关人员与企业人员坐在沙发上一边喝茶一边交谈……别忘了，海关多数时候还需对认证现场拍照存档，此情此景实在难称规范。在果子的AEO工作经历中，还曾遇到过海关派出12人团队进行现场认证的情形。若没有合适会议室，难道让关员分散就坐于工位，员工靠墙站着吗？这样不具备基本接待与工作条件的企业，海关自然无法受理认证申请，只是海关通常不会明说而已。

4、独立机房

与档案室类似，海关也要求企业具备独立机房。在AEO认证辅导中，果子见过不少企业将服务器直接放置在办公区内。暂且不谈安全问题，服务器通常需要在恒温恒湿环境下运行。即使企业采用云服务器或异地服务器，仍不可避免会使用网络交换机、视频监控硬盘存储器等设备，这些设备的安全性同样重要。试想一下，海关要求视频监控存储不少于60天，但如果存储硬盘任何人都可随意拆卸，安全隐患如何控制？

正因为存在这些AEO认证标准之外的“隐藏要求”，果子每次为咨询AEO认证的企业解答时，都会耐心说明情况，并在实地考察后，根据企业实际条件提供合理建议，以最大程度减少企业损失，避免因盲目提交认证申请而导致无法受理的情况发生。

实际上，AEO认证标准之外的隐藏条件还有很多，我们下次再为大家详细讲解。