您以为企业达到海关AEO认证标准的要求就能顺利通过认证？那真的想多了。有不少企业未能通过海关AEO认证，在果子了解情况后发现就是因为这些隐藏要求不达标而导致。虽然没有以公告形式明确，但实际上还有许多隐藏要求必须事先满足，否则别说现场认证，海关可能压根不会受理AEO申请。今天，北京岸谷关务AEO高级咨询师果子就根据遇到过的实际案例为大家讲解第一部分隐藏要求——办公条件。

提到办公条件，大家自然会想到办公室，哪家企业能没有自己的办公室呢？！但其实它指的不仅是办公室，而是整个办公区域的基础条件与安全要求。以下我从几个方面进行讲解。

1、独立办公空间

许多企业出于经营策略考虑，采用“一套人马、多块牌子”的架构，或与母子公司、供应商派驻人员、关联公司等在共同空间办公。这种情况下就必须特别注意区分。

海关在审核时会重点关注申请AEO认证企业自身的办公安全。若存在上述情况，可能导致关联公司人员在经营区域内无法被准确识别，从而被海关认定为存在安全隐患。

根据果子的AEO辅导经验，最佳解决方案是：首先，同一空间或楼层的不同企业若有物理隔离条件，应在标识标牌上明显区分；其次，要求相关公司人员均佩戴工牌，以便识别人员身份。如果在开放式办公环境下无法与相关公司进行物理隔离，则应移除非认证主体的企业标识。尤其是在大门口悬挂多家企业牌匾的情况，更需留意。

在果子的工作经验中，仅有极个别海关对同一空间内多家企业办公的情形不太敏感，但绝大多数认证关员都会对此提出明确要求。

2、档案室

果子曾到访不少中小型企业，即便是生产型企业也常未设专用档案室，小型报关企业和进出口公司则更为普遍。

这时有人会问：为什么一定要有档案室？我把纸质档案放在档案柜，进出口业务档案电子化存储难道不行吗？当然不行。先说电子档案——海关对电子档案的要求并非简单存储在电脑或移动硬盘即可，甚至个人版网盘或NAS存储也不符合要求，既不够安全，也无法有效控制访问权限。海关曾发布公告，对进出口业务电子存档有明确规定，并要求使用专门系统进行管理。具体要求在此不展开，大家可联系果子进一步了解公告详情。尤其请注意，个别企业关务人员认为随时可从“单一窗口”下载报关单及随附单证即等于电子存档，这是严重误解。“单一窗口”是公共服务平台，绝非企业的档案管理系统，这不能替代企业自身的存档工作。

那么，进出口业务单证若已采用符合海关规定的电子存档，是否就不需要档案室了呢？仍然需要。因为企业各部门均涉及海关AEO认证相关档案，例如访客登记、员工档案、维修记录等。即便无纸化再彻底的企业，也难免存在纸质记录。而按照海关每五年复审的要求，这些档案必须妥善保存，其安全性至关重要。