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要想写好海关情况说明必须遵守这八个重点
来源: | 作者:报关员果子 | 发布时间: 2020-05-02 | 8868 次浏览 | 分享到:
报关工作中时长会被海关要求写情况说明对申报价格、商品归类等问题做海关情况说明,但是写好一份海关情况说明并不是这么简单的,有时候用了很多时间写海关情况说明却无法得到海关认可。其实,只要在写海关情况说明是遵守这些要求即可获得更多的海关认可。
因为工作原因,果子(微信:sunkai0107)经常接到企业被海关质疑商品归类或者其他通关问题的咨询,有的企业已经写好了情况说明递交到海关,但是另外一些企业碰到给海关的情况说明时就无从下手。当然了,如果给海关写的情况说明有效,也不用来找果子了对嘛。

在以往的工作中也经常看到各类情况说明,这其中还是有一些情况说明写的非常棒,几乎可以直接解决通关问题,而很多情况说明可以用“惨不忍睹”四个字来形容,这样的情况说明我看着都头疼,更别说给海关去解释问题了。

这时有人会说,写个情况说明能解决问题不就完了,哪儿还要那么多规矩,我还真不是这么认为的。就在上周就有位报关同仁说,就某个问题给海关前前后后写了好几份情况说明才解决问题……

之前有个朋友因为货代分单错误原因导致报关单报错,去海关申请改单后一直得不到批准。联系我之后帮她改了一下(几乎重写)情况说明,第二天再去申请改单就非常顺利。还有一个朋友是因为归类的问题被海关质疑,过去解释始终得不到海关认同,后来了解到情况后也是我帮忙写了份情况说明,就顺利获准改单。

所以,写好一份情况说明并非把问题罗列出来就行,抓不到重点还是解决不了问题的,但是一份好的情况说明可以让报关问题迎刃而解。

下面,果子就简单介绍下海关情况说明的一些注意事项和要点,其中再重点讲下商品归类海关情况说明的问题。

写情况说明的八个要点:

要点一:文书字体工整

又不是手写检查,谈何工整呢?果子经常给同事说这样一句话,就是永远要站在对方的角度去看问题,不能以自己方便为原则。在写情况说明的时候也是一样,果子见过一些外企的文件本来就是非常小号的字,最小有到五号字的时候,虽然word文档默认是五号字,这样也符合企业的内部管理要求,但是同样的字号用在给海关的情况说明上就比较郁闷了。因为五号字打印下来就变得很小,如果再碰到个上年纪的关员,可能都不会有耐心看下去。

所谓站在对方角度看问题,果子建议各位要参照GB/T 9704的要求,讲标题使用二号字,正文使用三号字。这点不仅适用于海关,在给任何政府部门的文件中都可以参考,因为办事人员每天看的公文都是这样的字体字号,你的情况说明要符合他们的阅读习惯,自然会舒服很多。

要点二:少讲废话

给海关写情况说明都是用来解决问题的,不是来做企业展示和抱怨的,果子还就看到不少企业的情况说明中都有类似的“废话”,而且这样的情况说明多出自于企业关务之手。

讲两个亲身经历吧。第一个是某公司在给海关解释商品归类时,开头就写“企业是来自亚洲四小龙之一……总部设在宝岛台湾……每年纳税多少……”,用了整整一页纸还没进入正题。另一个案例是某全球知名化妆品企业被海关查到有违规情形,海关要求将违规混放的产品分类清点,该企业关务情况说明一开头是这样的“公司动用了各部门XX名员工,连续加班XX天,已经尽了全部力量进行清点……”,说的好像那么委屈,有点意思么?

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