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2020年申请海关AEO认证——海关AEO认证标准之单证保管标准解读（上）
来源: | 作者:报关员果子 | 发布时间: 2020-01-03 | 8322 次浏览 | 分享到:
通过扫描方式实现电子化，并建立报关单及随附单证电子档案库。

在这个公告中明确规定是通过扫描方式实现电子化，而不是通过文件转换方式（虽然文件转换方式也被承认，但是有附加条件的，稍后再说），换言之纸质文件还是要保存的。同时，海关总署在2014年起开始接受企业有条件的采用完全电子化的单证而非纸质单证保存。

（2）电子文件转换方式

电子文件有两种情况。进口：我们收到外方法过来的文件很可能就是PDF格式的，以往报关时我们会打印后盖上中英文章上传，现在大多是直接上传的。出口：原始合同多在业务部门保管，关务部门做形式合同、发票和装箱单可能就是用Word或Excel直接转为PDF格式。

这时，用来转换为PDF的Word或Excel并不能够视为原始单证，因为其作为电子文档具有更更改性，无法被海关用于稽查的依据。甚至，连PDF文件也是可以直接修改的，所以也不是原始单证。那么，PDF就不可以作为单证保存，难道只能留存纸质单证了么？非也！！

04  电子单证的保存要求

当一份PDF假设可以作为单证进行保存，那么首先要使其具有不可修改的原始单证特征，这时就要满足海关总署2019年66号公告的电子签名的要求：

电子文件应有数字签名，内嵌符合adobe公司发布的PDF标准的签名数据和签名认证证书。数字签名使用的证书须由海关认可的CA（证书签发机构）颁发，其密码算法和操作过程应符合国家密码主管部门的要求。
电子文件应包含与签名数据相关联的可供用户视觉识别的标示图层（视觉图层），即电子文件签名图章，以表明签名数据的存在和电子文件的类别。

也就是说，当一个可修改的PDF文档加入了电子签名之后就会具有唯一性，修改后电子签名就作废了，也就使其不具备原始单证的特征了，又不符合稽查条例的规定了。
即便你给PDF加上了电子签名，当要满足电子单证的海关保管要求时，必须要符合海关总署2014年第92号公告的要求。在该公告中，包括四种方式，分别是：顺势留存、电子档案保存、纸质档案保存和电子档案托管。其中电子档案保存的要求是：
1．具备符合海关电子报关单证档案管理规定的“企业电子报关单证档案管理系统”；
2．可以纸质单证样式展示、打印、导出报关单证或按照《通关作业无纸化报关单证电子扫描或转换文件格式标准》要求输出报关单证电子数据文件；
3．向海关开放系统端口，海关可以远程调阅报关单证档案电子数据。

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